2012年4月10日 星期二

圖書館組織之創新行為/陳書梅


一、衝擊圖書館在資訊社會中的地位與角色之因素
1.    網路型資料(networked information)充斥
2.    營利資訊服務商提供快速資訊服務
3.    讀者對圖書館服務的要求日趨多元化
4.    圖書館營運成本升高速度比通貨膨脹更快


二、創新的涵義與類型
1.    創新的定義:新想法、新過程、新產品或是新服務的產生、接受以及執行,因此創新活動是在組織內部創造改變,以適應環境的變遷及增進組織績效。
2.    創新的範疇:可分為技術創新(例如採用自動化系統)、管理創新(採用參與式管理、館員生涯發展計畫或工作輪調方案等)
3.    創新的類型,可分為以下三種:
(1)  調適性創新:圖書館為適應內外環境之變遷,提升服務績效而採行的新做法,在本質上,是一種日常作業的創新。
l  例如:考試時間延長閱覽室之開放時間、館內電腦軟體設備的更新、加強資訊服務行銷等。
l  館員對此類型的創新就不會產生抗拒心理,圖書館組織方面付出的成本亦較低。
(2)  創新性創新:當圖書館的服務,不能因應讀者的需求時,組織可參考他館規劃一系列新的服務方式,以提升組織績效與服務品質。
l  例如:採行單一窗口化之服務。
(3)  革命性創新:某個圖書館獨特的作法,相較於別的圖書館,其服務與作法是全然嶄新的實務。
l  例如:施行24小時之普通閱覽室開放服務、館長定期輪值櫃台作業、館長親自為讀者服務等。
l  在組織管理方面,規劃出其他圖書館所沒有的管理制度,進行結構創新、組織再造或是工作流程創新及館員職責之重新定位等。
4.    圖書館組織所發展的服務,必須是讀者所需要的服務。

三、影響圖書館組織創新行為的要素
l  缺乏創新的組織:具有強調穩定、避免風險之組織結構。學者稱為保守的組織、機械式組織,或防守者的組織。
l  富有創新的組織:強調組織架構的彈性,強調創意,採用不同的方式做事。學者稱為富企業家精神的組織、有機體組織,或前瞻者的組織。
1.    太規律、規律化的工作影響創新行為的發生。官僚導向意味著保守的心態,強調對於失敗的恐懼;衝突能促使創新活動,但官僚體系組織的衝突容忍度較低,使得創造力受到壓抑。圖書館的官僚型態組織是阻礙圖書館創新的主要因素。
2.    影響創新的組織結構因素,較常見的有五項:
(1)  專業化:內部的專業類別越多,代表組織知識庫越廣à有助於創新的採用。
(2)  組織的水平分工:內部有越多不同部門,即具有不同的技術、架構à有助於整合各種專長,及新事物之採用。
(3)  組織內部的垂直分層:垂直分層越多越阻礙意見的溝通à不利創新。
(4)  專業知識技能:水準越高,出於專業的自信,越能採用創新。
(5)  管理的強度:過於強勢的管理會扼殺員工的創意,不利創新。
3.    有創新性格的館員較能接受新的事物。
4.    管理階層對組織內的創新行為有重要的相關性。

四、圖書館組織創新行為成功之道
l  創新的基礎是技術、知識、能力、責任、態度及熱情。
1.    組織方面:
(1)  應先營造重視工作績效,且強調內部企業家精神的組織文化。
(2)  組織的創新與其使用、目的有密切的關係à圖書館的願景及發展目標需明確。
(3)  激發創新的組織特色:
l  組織結構:有機式結構、有充裕的資源及各單位間高度溝通。創新組織的特色:
n  整體組織鬆散彈性、內部溝通管道流暢。
n  工作內涵較重專業能力。
n  工作指派與資源分配的決策較分散。
n  強調工作豐富化,組織成員應定期輪調。
l  組織文化:結果導向、高衝突容忍度、高風險容忍妒嫉低外部控制。
2.   管理階層方面:
(1)  創新文化是經由管理階層長期的努力培養才能塑造成功。
(2)  創新的圖書館需要充分授權、充分自主、控制工作壓力的管理者。
(3)  管理者應明確表示勇於承擔風險,容許館員犯錯。
(4)  創新在組織中的擴散:由創新者開始,接下來是先期的採用者,再擴散到早期的大眾,後期的大眾,再到落後群體à找出早期的採用者,是推展創新行為重要的策略。
3.    館員方面:
(1)  圖書館的創新能力源於館員創造性思考能力的具體展現。
(2)  創意的館員所需:
l  高度的工作環境及個人安全感
l  創新的自由
l  自我成長的學習機會
l  能得到管理階和同僚的肯定與尊重
(3)  館員評鑑方式應有所改變:同僚之間的肯定,更易激勵館員發揮個人的創新能力。
(4)  館員需特別強調個人的「專業化」素養
(5)  館員在觀念上應是改變為機會而非威脅,並據此調整工作內容及行為表現à圖書館創新的根源即在於此。
(6)   新者具有以下人格特質:
l 獨立性和自主性的人格
l 高度的自我期待
l 重視知識的價值
l 認知的開放性
l 敏感的調適性
l 理性判斷的能力
l 直覺的洞察性
l 幻想聯想的能力
(7)  創新者通常輪調過較多單位,平時亦花費較多時間與他人交談,因此能獲致不同觀念的激發產生創意,並能獲得多人的協助完成創新的應用。
(8)  館員應如何培養個人創意
l  進行逆向思考
l  參考各方意見分析比較
l  生活方式宜多樣化
五、結論
1.    創新是一種思考與行動之過程,在組織中引進一種新的做法,就是創新。
2.    現今網際網路的發達,圖書館被「繞行」(by-pass)的情形日益嚴重,圖書館必須証明其存在價值。
3.    圖書館引進創新即是要以更有效愈的方法實行人性化的服務。
4.    圖書館組織創新行為之激發在於培養館員能接受變遷,並多充實專業知識,經常與其他單位互動,並發展跨單位合作計劃。
5.    Drucker:圖書館是一個公共服務的組織、開放的系統,必須不斷地回應讀者的需求;圖書館的官僚型態阻礙圖書館之創新。