2012年4月12日 星期四

大學圖書館館務統計與績效評估的初步探討/景祥祜

一、前言
1.      圖書館就管理的層面而言,館務主要考量的面向有整體發展方向的掌握以及資源用用的成本結構,前者屬於策略性的構思,後者為人力、物力組合運用替選方案的研擬。
2.      在資源轉化成服務、服務產生成效、再以成效來獲取新資源的循環過程中,經常涉及圖書館內部及外部的溝通。

3.      圖書館館務統計大致可分為三類:
(1)    圖書館外部統計:供外部使用者了解經費運算的動支運用、服務的提供、各項資源使用的狀況以及所產生的效果等。
(2)    圖書館內部各部門的統計數據:可讓管理者瞭解館員執行各項業務的進度與成果,作為訂定、修正管理策略的參考。
(3)    館內跨部門功能性統計:可提供特定人員瞭解館內各任務小組、專案計畫執行的進度及成效。
4.      圖書館評鑑雖是行政與管理程序中重要步驟之一,但績效評估在圖書館施行,因理論抽象和步驟繁瑣而推行不易。

二、策略規劃的要素與策略的形成


三、策略的執行與評估
1.      策略執行
(1)    策略執行後,若要付諸執行,需要訂定行動方案,應考慮以下元素:
l   建構好的組織架構
l   領導統御及其控管
l   績效控管,要配合溝通
l   獎賞制度
2.      績效控管:評估與溝通
(1)    績效評估在策略執行上扮演「評估」與「溝通」的角色。
(2)    整個績效控管上應就整個架構進行分析、比對,而非單憑數據。
(3)    圖書館可將評估分為三個要素:
l   投入:圖書館為某項服務所需投入資源的多寡。
l   產出:投入資源後,所能產生服務或業務量的多寡。
l   效果:提供某項服務或完成某項業務後,對館員或使用者產生之效益。
(4)    以溝通而言,績效評估報告的讀者可劃分為外部使用者及圖書館內部人員。完整客觀的績效評估報告可作為溝通的重要媒介。適當的運用統計工具是相當重要的環節。

四、統計摘要的說明
1.      數據的適當描述、摘要以及正規畫處理是圖書館館員責任,以便讓外部使用者及內部人員瞭解圖書館所呈現數據背後的意義。